План на день: как планировать свой день правильно

Метод Бенджамина Франклина

Бенджамин Франклин был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки — участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время — деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

Время для Франклина действительно имело колоссальное значение.

Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время — ткань, из которой состоит жизнь.Бенджамин Франклин

В 20 лет Франклин разработал для себя систему организации времени, которой пользовался на протяжении всей жизни. Современники назвали её «пирамидой Франклина» (иногда также встречается наименование «пирамида продуктивности» — productivity pyramid).

В основе пирамиды — жизненные ценности. Это моральные ориентиры в решении любых задач. Франклин называл их добродетелями.

Для себя он определил 13 добродетелей: воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость.

Чтобы ежедневно работать над собой, Франклин завёл специальную записную книжку, в которой отвёл по странице на каждый жизненный принцип. Каждую страницу он разлиновал на семь столбцов (дни недели). Затем провёл 13 горизонтальных линий по числу добродетелей.

Таким образом, каждый день он фокусировался на одной из добродетелей, а по вечерам в квадратиках отмечал промахи, допущенные на пути к «моральному совершенству».

Следующая ступень пирамиды Франклина — это глобальная цель. Она базируется на жизненных принципах и отвечает на вопрос: «Чего я хочу достичь к N годам?» Глобальной целью для врача, например, может являться стремление стать завотделением до 35 лет, а для менеджера — запустить свой стартап.

Бенджамин Франклин — поистине праотец to-do-планирования. Он всегда придерживался распорядка и расписывал буквально каждый свой шаг. Поэтому далее в его пирамиде идут:

• генеральный план — пошаговая инструкция по достижению глобальной цели;
• долгосрочный план — цели на ближайшие 3–5 лет;
• краткосрочный план — задачи на ближайший год и месяц;
• планирование на неделю и день.

Все ступени пирамиды расположены последовательно — каждая следующая опирается на предыдущую.

Метод Стивена Кови

Одним из последователей системы Франклина считается Стивен Кови. Это всемирно известный эксперт и коуч в области менеджмента. Кови — профессиональный оратор и автор множества книг. Одна из них вошла в список самой влиятельной бизнес-литературы журнала Time.

Это опередившая своё время книга «Семь навыков высокоэффективных людей». Кови написал её в 1989 году, но бестселлером она стала лишь после переиздания в 2004-м.

Концепция Кови базируется на последовательности из семи навыков.

1. Затачивать пилу, то есть постоянно самосовершенствоваться.
2. Достигать синергии, то есть стремиться к взаимовыгодному взаимодействию.
3. Быть проактивным.
4. Стараться сначала услышать, а уже потом — быть услышанным.
5. Начинать, представляя конечную цель.
6. Думать в духе «выиграл — выиграл».
7. Сначала делать то, что нужно делать сначала.

Реализовать последний навык поможет матрица распределения задач и расстановки приоритетов. Её Кови позаимствовал у 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Все задачи распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
2. Несрочные важные (стратегические задачи с отдалённым дедлайном);
3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — популярный гуру продуктивности. Записи его публичных выступлений собирают миллионы просмотров, а книги расходятся такими же огромными тиражами.

Немудрено — кому не хочется «работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе „от звонка до звонка“, и при этом жить где угодно и богатеть»? Одноимённая книга Феррисса стала номером один в списках бестселлеров The New York Times и The Wall Street Journal.

Его метод стоит на двух китах:

1. Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это значит, что нужно сосредоточиться на деятельности, которая действительно важна.
2. Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Это значит, что на задачу необходимо отводить ровно столько, сколько нужно для её выполнения.

Чтобы успевать больше, не нужно увеличивать продолжительность рабочего дня. Напротив, сокращайте её, фокусируйтесь только на действительно важном. Всё остальное отметайте, отдавайте на аутсорсинг или делегируйте.

Подходу Феррисса соответствует техника планирования 1–3–5. Её суть проста: в список дел вносится одно важное дело, три средних и пять мелких. Всего — девять. Они априори распределены по срочности, что помогает избавиться от ощущения аврала.

Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает. Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и соцсетей лишь создаёт ложное ощущение занятости, но не приближает к цели.

А вот стрессы, напротив, Феррисс считает нашими помощниками.

Страх — это индикатор. Страх — наш друг. Временами он показывает, чего не следует делать, но чаще показывает, что как раз стоит делать. Тим Феррисс

Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Стивер Роббинс, автор книги «9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше», предлагает для этого метод «активных дней», когда в определённый день назначаешь себе «контролёра», который будет следить за прогрессом.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна. В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией.

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло, но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло — автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Суть метода Pomodoro: отрезки времени, отводимого на работу, — это «помидорки». Один «помидор» = 30 минут (25 минут на работу и 5 на отдых). Запускаем таймер и трудимся с максимальной отдачей и минимальными отвлечениями в течение 25 минут. Звучит сигнал — настало время пятиминутного перерыва. Затем вновь запускаем таймер.

Таким образом, производительность измеряется количеством выполненных за день «помидорок». Чем больше, тем лучше.

Чтобы не тратить 25 минут на придумывание себе дела, список задач нужно составить заранее. В нём вы также сможете отмечать количество целых «помидорок» (ставится крестик напротив задачи) и отвлечений (ставится апостроф). Это позволяет определить, сколько времени заняло выполнение той или иной задачи и насколько она была трудна.

Метод Pomodoro — доступный и гибкий. Хотите — ведите to-do-список на бумаге и отмеряйте 25-минутные отрезки кухонным таймером, а хотите — пользуйтесь специальными сервисами и приложениями.

По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, можно экспериментировать и менять интервалы под себя.

Почему важно составлять дневной план

Составлять ежедневные планы необходимо для того, чтобы эффективно использовать время, выполнять максимальное количество важных дел. Планирование помогает быть сконцентрированными и собранными.

На первый взгляд, составление плана может показаться сложной задачей. Но приложив немного трудолюбия и творчества, освоив несколько удобных инструментов, вы сможете составить хороший план для достижения целей.

Джедайские техники

«Джедайская техника пустого инбокса» — метод планирования дня, управления временем и задачами. Разработан бизнес-тренером Максимом Дорофеевым, как модификация метода GTD (GettingThingsDone).

«Инбокс» (или «входящие») — это задачи, дела и планы, которые требуют совершения какого-то действия или принятия решения. Когда «входящие» заполнены, мозг неспокоен, не может продуктивно работать. Поэтому «инбокс» нужно чистить, а дела доводить до конца.

Как работать с «инбоксом»

• Записывайте задачи, идеи, покупки и прочее в отдельный список («инбокс»).
• Все дела должны храниться в одном месте. Не составляйте много списков.
• Пустой «инбокс» — это отсортированная и собранная в одном месте информация.
• «Инбокс» — это то место, где хранятся ваши дела до сортировки. С появлением новых задач («входящих») он будет пополняться, выполненные дела из него уходят.
• Просматривайте список с определенной периодичностью (1 раз в день или в неделю), убирайте дела, которые уже выполнили, дополняйте новыми «входящими».

Джедайская техника предполагает всего 2 приоритета для задач – те, которые надо сделать, и те, которые делать не надо.

Распорядок дня

Распорядок дня отличается от списка задач тем, что указывает время выполнения. Расписание и распорядок бывает не только у школьников. Его составляют все, кто хочет получать максимум пользы от времени, расписать день по часам и минутам.

Определитесь, где вы будете вести распорядок дня. Это приложение для планирования или календарь на смартфоне. Если вы не дружите с гаджетами, сгодится бумажный органайзер.

В распорядке дня учитывайте все, что важно. По часам распишите дела, которые нужно выполнить сегодня. Приоритетные запишите на первом месте.

Формулируйте их просто, чтобы легко воспринимались. В списке учитывайте все мелочи и неочевидные детали. Убедитесь, что ничего не забыли.

Постарайтесь объективно оценить время, затрачиваемое на выполнение задач. Лучше запланировать его с запасом на случай непредвиденных обстоятельств.

Учеба и карьера

Учебные заведения – это не кружок для молодежи, где можно приятно провести время и пообщаться. Школа и университет даны тебе только для одного – трудоустройства. Если ты получил достаточно знаний, у тебя появиться шанс устроиться на перспективную и высокооплачиваемую работу.

Не пробуй связать свою жизнь с одной работой. Проходи десяток собеседований, отыскивай лучшие места и не бойся пробовать себя в новой сфере.

Работай трудолюбиво, халявы не бывает.

Отношения

Девушка курит, пьет и имеет нездоровый цвет лица? Плохие манеры, постоянное отсутствие настроения, глупость, меркантильность и отсутствие крепких моральных принципов? Зачем тебе такая? Многие мужчины гоняются за яркими девушками,  а потом женятся на обычных девчонках. Они не красивы как богини, но милы, добры, веселы и темпераментны. Выбирай таких девчонок сразу, пока не разобрали другие умные товарищи.

В современном мире мужчины ценятся по умению добывать деньги. Раньше было мясо, а сейчас твой уровень доходов. Это нормально. Все хотят воспитывать детей и жить в благополучии. Но счастье в семейной жизни – это примерное равенство финансового состояния мужчины и женщины.

«Жену бери себе ровню, а возьмешь выше себя — родня ее будет над тобой хозяйничать»  — сказал 2500 лет назад греческий правитель Клеобул.

В отношениях всегда задавай себе вопросы. Что ты хочешь от девушки? Что она ждет от тебя? Это поможет избежать недопонимания.

Деньги

Как стать богатым? Сколько бы ты не зарабатывал, денег не будет много. Нужно научиться не только зарабатывать деньги, но и ими распоряжаться. Очень важно чтобы ежемесячные расходы не превышали доходы. Помимо всего необходима заначка! Откладывать 10% доходов рекомендуют многие бизнес аналитики, но это не совсем верно. Многие откладывают деньги, но с остальными 90% дохода распоряжаются безрассудно. Контролируй расходы постоянно и откладываемая сумма будет постепенно увеличиваться.

Цели в жизни

Если у тебя нет планов и достойной мечты, ты ничего не добьешься. О чем ты мечтаешь и как это можно осуществить? Ищи достойные цели! Это лучше чем смотреть телевизор, пить каждый день пиво и тратить жизнь впустую.

Найди свое место в жизни. Не живи чужими жизнями, интересами и планами. Определи свои ориентиры. Не живи виртуальной жизнью. Успехи в компьютерных играх не переносятся в реальную жизнь, а общение в соцсетях не заменит живое. Не трать время на пустое.

Саморазвитие

Обидно быть молодым, но в плохой физической форме. Быть худым, толстым или неуклюжим ужасно, когда остальные красивы и подтянуты. Тебе никогда не будет дважды 16, 20, 25, 35 и более лет. Ты хочешь остаться толстячком или дохляком на всю жизнь? Твое право! Но потом не жалуйся на судьбу и личную жизнь. Занимайся спортом!

Читай книги, ходи на курсы и не стой на одном месте. Не позволяй себе умереть интеллектуально в юношестве. В мире много чего не познанного, чего тебе еще предстоит узнать.

Пора чуть-чуть повзрослеть и взять штурвал своей жизни крепче в руки. Твой план на завтра – вырваться из привычного круга. Ты можешь умереть завтра от несчастного случая, а ты еще столько не пробовал. Удачи!

12 ценных советов, как правильно планировать свой день, чтобы всё успевать

1. Следуйте принципу 70/30.

Нет смысла детально планировать свой день до последней минуты – всё равно не удастся реализовать такой план на 100 %, что приведёт лишь к разочарованиям и тревожности. Полностью подчинив себя записям в ежедневнике, где всё поминутно расписано, вы окажетесь в очень жёстких рамках и почувствуете себя пленником графика.

Достаточно запланировать действия, занимающие до 70 % всего времени. Так вы оставляете себе временной запас на случай непредвиденных обстоятельств, чувствуете себя более свободным и готовым к неожиданностям. Другой вариант – предусмотреть небольшой запас свободного времени в каждом промежутке, отведённом для дел.

 2. Приучите себя к ранним подъёмам, чтобы времени хватало на всё.

Даже если вам сегодня не нужно идти на работу с самого утра, старайтесь держаться одного и того же режима каждый день. Позаботьтесь о том, чтобы спать достаточно и в одно и то же время. В среднем человеку хватает восьми часов сна в сутки. Рассчитайте, когда вам нужно ложиться, чтобы вставать вовремя и не страдать от недосыпа.

3. Планируйте завтрашний день накануне вечером. 

Планировать новый рабочий день в конце текущего – полезная привычка. Но, чтобы точно ничего не упустить, обязательно вносите в списки все свои дела и задачи. Заведите два списка, разделив страницу блокнота на два столбца: в одном будут срочные, безотлагательные задачи, в другом – менее важные, которые можно перенести на следующий день при необходимости.

Выполненные пункты сразу же вычёркивайте. Это отлично стимулирует к активной деятельности, мотивирует поскорее всё доделать и не тянуть резину! Чем меньше пунктов остаётся в списке, тем больше человек уверен в своей способности справиться с ними и получить результат.

По окончании каждого дня можно писать внизу страницы что-то вроде «Я герой, всё успел!», «Ура, всё выполнено!», «Я молодец, у меня впереди ещё много свершений!». Это тоже мотивирует: увидев эту пометку наутро, вы придёте в бодрое настроение и со свежими силами возьметесь за новый перечень задач.

4. Не растрачивайтесь на дела, результат выполнения которых незначителен.

Соизмеряйте свои трудовые и временные затраты с получаемым результатом.

Для этого нужно сначала проранжировать задачи по приоритетности – составить общий список и затем распределить все пункты по трём столбцам:

• важное и срочное;
• то, что может подождать какое-то время;
• несрочное – всё, что можно отложить на потом.

Этот список даст вам понимание, за что надо браться сразу же, а что можно перенести на более поздние сроки.

5. Режим дня планировать с целью продумывания всех возможных способов упростить себе жизнь и работу.

Так, если огромное количество времени вы тратите на уборку дома, рассмотрите вариант с наймом домработницы или приходящей уборщицы. Возможно, стоит перебрать все вещи и избавиться от ненужного хлама, а остальное систематизировать, разложив по шкафам, коробкам и пакетам, чтобы уборка производилась быстрее и легче.

6. Старайтесь успеть сделать основную часть списка дел до обеда.

Если к середине дня у вас уже сделаны самые срочные и приоритетные задачи, выполнять всё остальное становится проще. Обеденный перерыв можно посвятить некоторым личным делам, таким как телефонные звонки близким, оплата счетов, обсуждение кредита с банком, просмотр личной почты. Желательно, чтобы к вечеру у вас оставался минимум из намеченного, причём не самое трудоёмкое и сложное: закупка продуктов домой, фитнес, общение с застройщиком и т. п.

Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

Поэтому всегда начинайте с самого значимого и только потом беритесь за второстепенное. Откладывать важные задачи на потом – крайне вредная практика: вы рискуете не успеть сделать их в срок и весь день будете волноваться, отвлекаясь от текущей деятельности.

7. Выясните, что вас обычно отвлекает от работы, отнимает время.

Возможно, это окажутся соцсети, игры или бесконечные телефонные разговоры, либо мысленное «пережёвывание» предстоящих дел. Психологические факторы, такие как страх не уложиться в сроки или провалить важную задачу, прокрастинация, лень отнимают массу ресурсов и мешают правильно планировать день.

8. Каждый час работы обязательно должен включать в себя несколько минут отдыха.

Это одно из главных правил: регулярно давать себе отдохнуть. Чем чаще вы это делаете, тем лучше результаты вашей работы. Выбирайте тот график отдыха, который точнее всего соответствует вашим потребностям. Можно ориентироваться на две основные схемы: 50 минут активной работы + 10 минут отдыха или 45 минут работы + 15 минут отдыха.

Кстати, отдых не означает, что нужно лежать без движения на диване или предаваться вредным привычкам вроде курения. Можно расслабляться с пользой, например, сделать короткую разминку, состоящую из нескольких отжиманий, подтягиваний, стойки на руках (если, конечно, это уместно в текущих условиях), упражнений для глаз и шеи. Наведите порядок на рабочем месте, приберитесь в доме или кабинете, устройте себе небольшую прогулку на свежем воздухе или почитайте любимую книгу. Позвоните родственникам, окажите помощь коллегам, клиентам или членам семьи, если вы работаете из дома.

9. Делите большие задачи на мелкие части.

Эта практика также называется «нарезанием салями» и «съеданием слона по кусочкам». Эйнштейн сделал очень меткое наблюдение: люди любят рубить дрова, поскольку сразу видят результат своих усилий. Разбейте масштабный проект или задачу на маленькие отрезки и старайтесь планировать свой день так, чтобы ежедневно тратить по два часа на выполнение этих подзадач. Конечно, весь проект займёт продолжительное время, но, как только будет достигнута первая промежуточная цель и появятся ощутимые результаты, вырастет и ваша мотивация продолжать работать, чтобы довести все оставшиеся этапы до конца.

Показательный пример – разработка нового продукта. Если каждый день планировать задачу вроде «написать новый видеокурс», то, конечно, вы будете работать над ним, но процесс будет осложняться следующими факторами:

• невозможностью обозначить конечный срок решения задачи;
• непониманием текущей готовности проекта: вам приходится каждый раз вспоминать, на чём вы остановились и что нужно делать дальше;
• отсутствием удовлетворения сделанным: пока весь курс не будет записан, вы не ощущаете, что старались не зря.

Гораздо эффективнее будет разбить всю работу над курсом на несколько маленьких отрезков и последовательно работать над каждым из них, получая промежуточный результат.

Если задание вызывает у вас массу негативных эмоций или вы не знаете, как его правильно выполнять, лучше делегировать его тем специалистам, которые компетентны в этой области и с удовольствием занимаются подобной работой. Это сбережёт вам время и гарантирует качественное выполнение задачи.

10. Планируйте трезво и реалистично. 

Старайтесь планировать свой день так, чтобы объём задач был выполним для вас. Чрезмерное планирование – огромные списки дел, которые вы просто не в состоянии выполнить за день – не имеет смысла и только демотивирует. Исходите из своих реальных возможностей.

Помните, что план и цели – это разные вещи! Цели могут (и должны) быть дерзкими и амбициозными. Но, чтобы их достичь в обозримом будущем, надо спуститься на землю и начать планировать свой день (неделю, месяц, квартал) грамотно и продуманно. Это вовсе не означает, что ради достижения цели придётся пахать круглые сутки без отдыха. Наоборот, лучше заниматься проектом по чуть-чуть, но каждый день и постоянно, чем посвящать ему всё своё время и хаотично хвататься за всё сразу. Планомерное продвижение не вымотает вас и приблизит к цели.

Каждый день подводите итоги выполнения плана: отмечайте, на сколько процентов выполнена каждая поставленная задача. Это позволит вам точно сравнить результаты за какой-то период и будет дополнительно стимулировать продолжать работу, а в впоследствии поможет более реалистично спланировать свою деятельность.

Желательно перевыполнять ежедневные планы хотя бы в небольшой степени, дополнительно решая те задачи, которые не попали в обязательный список на день (но, конечно, не в ущерб срочным и важным делам). Вас порадует ваша сверхпродуктивность, когда в конце дня вы увидите под своим планом цифры вроде 110 %, 115 % и т. п.

11. Избавляйтесь от всего, что вам не нужно.

Боритесь с привычкой копить хлам и хранить старые вещи «на всякий случай». Поверьте, этот случай никогда не наступит, вещи вам не пригодятся, а вот свободное место они будут занимать, собирать пыль, нуждаться в уборке. Кроме того, есть мнение, что старый хлам, складируемый на антресолях, балконах и в кладовках, сосредотачивает в себе отрицательную энергетику.

Это касается в большей мере даже не офиса и рабочего пространства, а вашего жилища. Не жалейте ненужных вещей, просто выбросьте их – соберите в мешки или машину, вывезите на свалку. В крайнем случае, если вам очень жалко эти вещи, оставьте их около подъезда. Одежду, обувь и игрушки можно сдать в специальные контейнеры либо пожертвовать детским приютам или домам престарелых, где эти вещи действительно могут кому-то пригодиться.

12. Давайте себе время просто побыть в тишине и покое.

Громко работающий телевизор или никогда не выключающееся радио в соседнем помещении, постоянная болтовня уличных прохожих, шум стройки по соседству – привычные источники раздражения для жителей крупных городов. Всем это мешает сосредоточиться на текущем деле, отвлекает, и вот вы уже обнаруживаете, что вместо работы прокручиваете в голове очередную приставучую попсовую песенку, которую крутят по радио.

Планируйте своё время и организуйте рабочий день таким образом, чтобы вам никто и ничто не мешало. Тогда вы действительно сможете сконцентрироваться на выполнении своих задач и достичь серьёзных результатов.

8 полезных идей, как планировать день в ежедневнике

Для начала определитесь с основным назначением вашего ежедневника. Они различаются по внутреннему и наружному оформлению. Подбирайте такой ежедневник, который будет максимально удобен и понятен для вас. Процесс его использования должен быть комфортным и приятным.

Ассортимент ежедневников от разных производителей поистине огромен. Выберите то, что соответствует вашим потребностям и желаниям. Это может быть:

• Обычный ежедневник. Подойдёт любой блокнот, в котором можно планировать дела на день. Это самый популярный тип ежедневников, подходящий для ведения текущих записей и заметок, планирования встреч и мероприятий, хранения контактных данных, дней рождений и т. п. Каждый ведёт такой ежедневник так, как ему удобнее и привычнее.
• Личный ежедневник. Он выполняет функции дневника: снять напряжение, записать впечатления и беспокоящие мысли. Психологи и коучи часто советуют вести дневники в свободной форме, особенно личностям тревожным, склонным к переживаниям и “застреванию” на негативе. Эффект доказан: люди не только нормализуют своё эмоциональное состояние, но и анализируют всё, что произошло с ними за день. 
• Бизнес-ежедневник. Предназначен для тех, кто много работает и вынужден постоянно напоминать себе о важных задачах, систематизировать свою деятельность, держать под рукой всю основную информацию. Такой ежедневник чётко разделён на недели, дни, месяцы, годы и даже часы. С помощью бизнес-ежедневника очень удобно планировать свой день руководителю.
• Электронный ежедневник. Это приложение для ПК или смартфона, обладающее весьма широким функционалом, включая различные звуковые уведомления. Незаменим для активных, вечно занятых людей, не выпускающих из рук гаджеты.

Просто выписывать в ежедневник все дела подряд (или фиксировать поток создания в дневнике) может быть утомительно и не очень эффективно. Но есть несколько приёмов, позволяющих выжать максимум пользы из ежедневника и превратить его в мощный инструмент, помогающий планировать каждый день, всё успевать и самосовершенствоваться.

1. Избегать слишком строгого планирования. 

Большинство людей, планирующих рабочий день с помощью ежедневника, допускают одну досадную ошибку – распределяют своё время излишне жёстко.

Здесь очень важен баланс. Чересчур строгий график превращает человека в робота и нервирует, утомляет, вызывает стресс, хотя и подстёгивает активно работать. Слишком расслабленный (или вообще отсутствующий) – демотивирует. Фиксируйте в своих ежедневных планах все дедлайны и срочные задачи, которые надо успеть сделать, а в промежутках между ними работайте в комфортном темпе над фоновыми задачами. Это придаст графику нужную меру гибкости.

Для классификации дел используют матрицу Эйзенхауэра. Все задачи группируют по двум параметрам – срочности и важности – и в результате получают четыре категории:

• срочное и важное;
• несрочное и важное;
• срочное, но неважное;
• неважное и несрочное.

Основная категория – вторая: не экстренные, но значимые задачи. В принципе, их можно отложить, но от них зависит наше будущее. Поэтому, как только всё самое срочные дела закрыты, принимайтесь за них.

Перенести эту матрицу в ежедневник очень легко: достаточно разлиновать страницу на четыре сегмента и каждый из них наполнить задачами, а затем двигаться от срочного и важного к несрочному и неважному. Кстати, таким способом можно планировать и день, и неделю, и даже месяц (исходя из долгосрочного списка дел будут формироваться дневные и недельные).

В маленьких ежедневниках неудобно изображать всю матрицу и можно вести обычный список с пометками около каждого пункта:

• одна звёздочка – срочные дела высокой важности;
• две – важные и несрочные;
• три – срочные и неважные;
• четыре – низкой важности и несрочные.

Можно делать разноцветные метки, отмечать пункты яркими маркерами, чтобы список был наглядным.

2. Вычеркивать всё сделанное. 

Выполненная задача даёт чувство удовлетворения, организм вырабатывает гормоны радости в ответ на каждое позитивное достижение и любую, даже скромную, победу. А крупные достижения приносят радости ещё больше. И хотя эта эмоция очень быстротечна (её хватает лишь на какие-то секунды), можно её усилить и растянуть, просто вычёркивая каждое сделанное дело из списка. В этот момент вы сосредотачиваетесь на мыслях о самом деле и о том, как хорошо вы с ним справились.

Если крупный проект разбит на отдельные этапы, отмечайте успешное окончание каждого из них: так вы получите ещё больше удовольствия.

3. Рекомендации от Глеба Архангельского.

Архангельский предлагает планировать дела на день, чётко классифицируя их по нескольким типам и придерживаясь некоторых стандартных процедур:

• Определить «лягушку» – небольшую, но утомительную и неприятную задачу. Её надо сделать самой первой.
• Выделить «слона» – долгую и большую задачу, которая невыполнима за один заход и требует разбиения на этапы.
• Определить гибкие задачи – те, которые должны быть реализованы за день, но без жёстких дедлайнов.
• Обязательно запланировать «подарок» – приятную лично вам задачу, которую тоже нужно успеть сделать за день: посмотреть сериал, сходить на маникюр и т. п.
• По окончании каждого дня отмечать самую понравившуюся задачу. Так вам будет проще понять, к чему лежит ваша душа, какие занятия являются вашими любимыми.

4. Рекомендации от Стивена Кови. 

Кови по праву считается одним из наиболее уважаемых и влиятельных экспертов в области тайм-менеджмента. Он известен как мотивационный спикер, преподаватель, консультант и автор бестселлеров, продаваемых огромными тиражами. Журнал Forbes включил его в рейтинг 25 самых влиятельных лиц в США.

Принципами и советами Стивена Кови сегодня охотно пользуются многие фирмы. Тайм-менеджменту и методам повышения личной эффективности специально обучают сотрудников. В нашумевшей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» есть советы, касающиеся и ведения ежедневников.

С помощью ежедневника бизнесмены, специалисты и руководители эффективно планируют свой день. Простой ежедневник выполняет функции профессионального планнера, помогая контролировать ход выполнения текущих задач и работы над проектами, что крайне важно для людей, ценящих своё время.

В соответствии с методикой Кови ежедневник предлагается разделить на основную часть (для планов на каждый день) и вкладки. Расчерченные листы основной части содержат записи обо всех срочных делах и задачах – том, что должно быть выполнено в определённое время. Во вкладках делаются записи по неделям и месяцам: глобальные цели, ценности, принципы (для них лучше выделить специальную вкладку).

Это строгое разделение и приоритизация целей, задач и мероприятий повышают личную эффективность человека. По этой системе можно не только планировать день по часам, но и продумывать планы на месяц, полугодие и т. п., строить личную стратегию достижения успеха.

5. Воздействовать на собственную мотивацию. 

Готовность работать и желание поскорее сделать все дела повышается, даже если вы просто выписываете задачи на листок. И чем больше пунктов уже вычеркнуто, тем сильнее мотивация.

Есть ещё пара действенных способов повлиять на свою мотивацию:

• Увеличить число жёстких задач в плане (если это возможно), чтобы повысить мотивацию.

Сделать гибкую задачу жёсткой очень легко: назначьте отрезок времени, когда вы будете ею заниматься. К примеру, такое гибкое дело, как составление финансового отчёта (которым, в принципе, можно заниматься когда угодно), привяжите к периоду с 16 до 18 часов. Это дисциплинирует вас и подстегнёт мотивацию выполнять поставленную задачу.

Есть более мягкий способ стимулирования желания работать: указать не сроки «от» и «до», а длительность работы над задачей. К примеру, полчаса на написание отчёта, и пока они не истекут, ни за что другое вы не берётесь. Лимиты по времени, если их применять разумно и не перебарщивать с ними, помогут точнее планировать свой день и мотивировать себя на плодотворный труд.

• Снять привязки ко времени с максимального количества дел, чтобы снизить мотивацию.

Действия противоположны тем, что описаны в первом варианте: число жёстких дел уменьшают, заменяя чёткие сроки интервалом времени. Так, можно договориться на встречу не в 16:00, а в период с 16 до 17 часов (если вторая сторона не против). При этом задачи стараются выполнять своевременно, пока они не срочные, чтобы они не превратились в безотлагательные.

Слишком сильная мотивация – это стресс, нервное напряжение и раздражительность, а слишком слабая – малая продуктивность труда, крайне медленное движение к целям, потеря времени.

6. Принцип 50 %. 

Он касается соотношения жёстких и гибких задач в плане на день. Планируя свой день, ставьте себе столько задач с чёткими сроками выполнения, чтобы суммарно они занимали не более половины всего времени, не шли друг за другом, а перемежались гибкими задачами. Распланированный по минутам день хорошо выглядит на бумаге, но любая неожиданность рушит такой план, деморализует человека и приносит большой стресс.

Помните, что случиться может всякое: вы пробудете на переговорах с заказчиком на час дольше задуманного, вам внезапно позвонит перспективный клиент и попросит подготовить индивидуальное КП, или вы почувствуете себя дурно и вынуждены будете отдыхать и ждать, пока подействует лекарство.

Наличие свободного времени между жёсткими задачами (которые записываются в левую колонку на странице ежедневника) и гибкими (их вносят в правую колонку) даст вам необходимую маневренность, способность перестроиться, всё успеть и не перенапрячься.

7. Носить в ежедневнике пустые листки. 

Лист ежедневника не безграничен. Часто на нём просто не хватает места для новых записей. Некоторые в подобных случаях пишут на следующей странице, соответствующей завтрашнему дню или новой неделе, но это не очень правильно: в будущем все записи опять не влезут. Гораздо удобнее класть в конец блокнота несколько чистых листков, которые можно прикрепить с помощью скрепки или степлера к нужной странице, и делать на них не поместившиеся заметки.

8. Не захламлять ежедневник.

У многих людей ежедневники также выполняют роль записных книжек: на одной странице человек планирует день, тут же записывает рецепты, конспектирует разговор с клиентом, делает пометки по поводу проекта, и т. п. Хаотичные записи выплёскиваются на следующие листы, и вот уже датировка не соблюдается, а ежедневник перестаёт быть ежедневником.

Впрочем, даже такой замусоренный ежедневник, в котором трудно разобраться сходу, лучше, чем его полное отсутствие. Но если вы стремитесь научиться планировать свой день эффективно, сначала напишите на странице весь свой дневной график с текущими делами и приоритетами и лишь потом, если осталось место, добавляйте туда прочую информацию.