«Как привести дела в порядок»: Советы для тех, кто ничего не успевает

Пять идей для фитнеса

Физическая активность — первое, что поможет вам подготовиться к пляжному сезону. Воспользуйтесь одной или сразу несколькими из перечисленных ниже идей. Вы не только подтянете тело, но и почувствуете себя намного здоровее, энергичнее и счастливее!

Бегайте каждый день

Бег — один из самых распространенных способов всегда оставаться в форме. И это понятно, ведь он доступен каждому. С парой кроссовок вы можете уйти куда угодно, когда пожелаете, настолько быстро или медленно, насколько позволит ваше тело.

Если вы решились на этот челлендж, приготовьтесь соблюдать одно-единственное правило: бегать придется ежедневно.

— Начинайте с малого. Если вы новичок, поставьте себе цель пробежать 10 минут или один километр, и хватит. Короткая пробежка лучше, чем ее отсутствие.

— Составьте расписание пробежек. В котором часу вы побежите сегодня? Куда вы будете бежать и как долго? Планируйте наперед дни, часы, маршрут, плейлист. Оставляйте расписание на виду.

— Облегчите себе утренний подъем. Раскладывайте на видном месте спортивную одежду, наушники, бутылку с водой, а кроссовки ставьте возле двери.

— Заручитесь поддержкой. Совершайте пробежку с другом или присоединитесь к беговому клубу. Окружайте себя людьми, способными мотивировать и поддерживать, а также спрашивать с вас.

— Разработайте план на случай плохой погоды и неудачного дня. Придумайте, как вы проведете свою пробежку, если идет дождь или снег, если вы в путешествии, заняты, недостаточно мотивированы или чувствуете себя не очень хорошо.

— Получайте удовольствие от бега. Составьте приятный плейлист с музыкальными композициями, слушайте аудиокнигу, бегайте с друзьями, исследуйте новые места и наслаждайтесь красивым видом.

Занимайтесь на лестнице (не нужно выполнять это упражнение, если у вас болят колени)

Хотите выполнить ряд физических упражнений для накачивания мышц, тренировки сердца и сжигания калорий? Выбирайте подъем по лестнице. Когда вы взбираетесь наверх с наклоненным вперед туловищем, в движениях тела участвуют квадрицепсы, ягодичные мышцы и мышцы задней поверхности бедра, а также икроножные мышцы.

Лестницы есть везде: в офисных зданиях, жилых комплексах, торговых центрах, школах, и главное пользоваться ими можно бесплатно.

— Найдите добротную старую лестницу. Убедитесь, что она сухая, крепкая и состоит как минимум из двух пролетов приблизительно с 12 ступенями в каждом.

— Разминайтесь. Начинайте с 3—5-минутной динамической разминки, высоко поднимая колени, приседая и выполняя прыжки «ноги вместе, ноги врозь». Потом сразу же переходите к физическим упражнениям.

— Взбирайтесь вверх. Ходите, подпрыгивайте или перешагивайте сразу через две ступеньки.

— Поделите упражнения на подходы. Взберитесь два-четыре пролета по лестнице, в зависимости от уровня своей физической подготовки, потом спуститесь вниз по лестнице и отдохните пару минут. Повторите подход несколько раз.

— Всегда спускайтесь вниз по лестнице спокойно. Вверх вы можете даже взбежать, но спускайтесь всегда осторожно.

— Каждый раз, как у вас появляется возможность заняться спортом на лестнице, даже если это лишь пролет или два, воспользуйтесь ею!

Практикуйте йогу

Йога практикуется людьми на протяжении тысяч лет. Этот вид психофизиологической активности проводится в разных стилях, с разным уровнем сложности, при этом вы получаете от практики огромный положительный эффект.

Помимо развития силы и выносливости, повышения тонуса мышц, а также улучшения гибкости и осанки, йога успокаивает разум и избавляет от стресса.

Пришло время взять коврик для йоги и начать практиковаться — ваши тело и дух будут благодарны за это.

Вы можете тренироваться дома с помощью видео, но лучше приобрести абонемент в местную студию йоги, особенно если вам не хватает организованности и самодисциплины.

В групповых занятиях есть много положительных моментов:

— Люди мотивируют и ободряют друг друга.

— Инструкторы наблюдают за атмосферой в группе, а также уделяют особое внимание состоянию и осанке.

— Если вы заранее оплатите занятия, вам не захочется их пропускать.

Проходите 10 тысяч шагов в день (примерно восемь километров)

Ходьба полезна по многим причинам. Она не только помогает избавиться от привычки подолгу сидеть, но и сжигает калории, открывает поток идей и улучшает душевное состояние.

— Считайте шаги. Носите фитнес-трекер или установите в смартфоне шагомер.

— Ходите и разговаривайте по телефону.

— Прогуливайтесь и изучайте что-то новое с аудиокнигой или подкастом. Вы удивитесь, сколько всего способны узнать, если потратите 20 минут в день на «образование на ходу».

— Выберите самое дальнее место на парковке, чтобы сделать еще больше шагов.

— Ходите пешком на работу, в школу или на мероприятия и занятия.

— Ходите по лестнице, вместо того чтобы пользоваться лифтом.

Добавьте активности в каждый аспект вашей жизни

Если у вас нет времени на полноценные тренировки, постарайтесь просто увеличить ежедневную активность. Вы можете сжигать энергию, спокойно занимаясь тем, что вам нравится, и вычеркивая пункты в списке дел.

Посмотрите свежим взглядом на то, как вы проводите время, и перечислите максимальное количество идей для фитнеса, которые вы сможете придумать. Пойдите на работу пешком или езжайте на велосипеде, прогуляйтесь во время обеденного перерыва. Превратите домашние дела в тренировку.

Поищите информацию о высокоинтенсивных интервальных тренировках, и вы найдете огромное количество программ, которые вы можете выполнять в самые короткие промежутки времени. Делайте упражнения, пока ждете, когда закипит вода для макарон или когда дети сядут в машину.

Уделяй меньше времени на хандру

Прокрастинация, переживания по поводу прошлого или будущего, лень — всё это тормозит тебя, заставляет топтаться на одном месте и наблюдать за тем, как твой список дел неумолимо становится длиннее. Если ты хочешь разобраться наконец со всем запланированным, ты должен попробовать пересилить себя и просто начать. Ведь чем дольше ты затягиваешь с этим, тем сложнее будет привести жизнь в порядок.

Научись правильно отдыхать

Лежать на диване — не значит правильно отдыхать. То же самое касается и попытки отоспаться на выходных. Сам посуди: чувствуешь ли ты после этого прилив сил? Вряд ли. Самый лучший отдых — это смена деятельности, причем на ту, которая приносит тебе удовольствие. Например, организуй на выходных поездки куда-нибудь на природу или потрать время на хобби. Ты стопроцентно почувствуешь себя лучше, когда начнешь прислушиваться к своим внутренним потребностям и желаниям.

Уберись в квартире

Беспорядок влияет на нашу мотивированность. Если ты живешь в квартире, которая убирается от силы пару раз в месяц, неудивительно, что у тебя нет желания что-либо делать. Поддерживай хотя бы минимальную чистоту, старайся всегда класть вещи на свои места — и ты удивишься тому, насколько приятным будет результат.

Организуй своё рабочее место

Большую часть дня, когда мы бодрствуем, мы проводим на работе. Так что твое рабочее место должно быть прежде всего комфортным и уютным. Добавь на свой стол какие-нибудь вещи, которые поднимают тебе настроение или просто будут благоприятно влиять на твой рабочий процесс. К примеру, принеси фотографии в рамках или купи себе интересные журналы с головоломками для обеденного перерыва. Если же ты работаешь дома, то постарайся, наоборот, максимально очистить свой рабочий стол от отвлекающих факторов, ведь в твоей квартире их и так предостаточно.

Наведи порядок в своих девайсах

Все файлы — по папкам, папки подписывай так, чтобы у тебя была возможность сразу же найти то, что тебе нужно, не перерывая при этом весь компьютер. На рабочем столе оставь только те программы, которыми ты часто пользуешься, чтобы не отвлекаться от работы. Отпишись от всех рассылок в почте, которые ты обычно отправляешь в спам. Отключи уведомления из социальных сетей, очисти свою новостную ленту от информации, которая не несет практической пользы или не входит в список интересующих тебя тем.

У любой задачи должен быть срок

Без дедлайнов наша жизнь рискует превратиться в бесконечный поток прокрастинации. Если есть малейшая возможность отложить дело на потом, мозг за неё ухватится.

Занесите учебные задачи в отдельный список и проставьте сроки. Фиксируйте все, даже пустяковые, дела. Потом вы сможете составлять из них todo на день.

Порядок вокруг — порядок в голове

В 2011 году учёные Принстонского университета исследовали работоспособность людей в организованном и неорганизованном пространстве. Выяснилось, что беспорядок в комнате, шкафу или на рабочем столе негативно сказывается на концентрации внимания и продуктивности.

Неслучайно на Западе есть должность «профессиональный организатор». Такой специалист помогает навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах.

Уберите с рабочего стола всё лишнее, оставьте только то, что может понадобиться во время онлайн-занятия. Компьютер, ноутбук или планшет, канцелярские принадлежности для конспектирования, стакан воды.

Не отвлекайтесь!  

Чем меньше раздражителей, тем проще сосредоточиться на важном. Постарайтесь исключить всё, что может сбить рабочий настрой.  

Попросите близких не отвлекать вас во время онлайн-занятий. Вы не просто «сидите за компьютером», а учитесь! Закройте дверь в комнату, чтобы не слышать телевизор, радио или разговоры домочадцев. Включите режим «Не беспокоить» на телефоне и выйдите из социальных сетей.

Составляйте список дел

Каждый вечер составляйте todo-лист на следующий день. Вносите в него не более трёх главных (то, что надо сделать обязательно) и не более пяти второстепенных задач (те, что можно перенести).

Получится небольшой, зато реалистичный план. Длинные списки задач заставляют чувствовать себя подавленным, если в конце дня остаются невыполненные задачи, и отнимают много времени на составление. Короткие, напротив, помогают сохранять ясность и концентрацию.

Выполняйте самое важное дело в начале дня

Старайтесь сделать самое срочное и важное дело сразу после пробуждения. Не беритесь ни за что другое, пока не завершите его.

Как вариант: делайте первым то, что неприятно, но надо. Предположим, вы не любите математику. Переборите себя, сделайте домашку по ней в первую очередь, и тогда весь оставшийся день сможете заниматься делами, которые приносят положительные эмоции.

Чем хороша система GTD?

Проблема сервисов продуктивности в том, что каждый позиционирует себя как место, в котором можно решить все задачи, хранить информацию, общаться. В большинстве сервисов вам предлагают расставить приоритеты и действовать в соответствии с ними.

Но немногие могут концентрироваться на выполнении важных задач и не обращать при этом внимания на всякие мелочи: срочные задачи, просьбы коллег, друзей или знакомых. Когда задач становится много, с ними трудно разобраться. Поэтому на практике приходится использовать несколько сервисов для управления делами. Когда дел становится много, мы начинаем путаться в этих сервисах и списках и в итоге перестаём их использовать.

Методика Getting Things Done (GTD) даёт универсальный план, позволяющий построить единую систему, в которой можно решить любую задачу. Вы сможете расслабиться и не волноваться, так как будете уверены, что ничего не забудете. В нужный момент система будет подсказывать, что нужно сделать и на чём сосредоточиться.

Так почему же многие работают непродуктивно?

Люди начинают работать непродуктивно, когда проектов, дел и задач становится много. Им трудно всё это удержать в голове, а тем более расставить приоритеты. Поэтому или вообще ничего не делается, или делается то, что проще всего, а важные дела откладываются на потом. Появляется другая проблема: когда срочные задачи нужно было решить ещё вчера.

К тому же человек начинает быстрее уставать, становится раздражительным. Он постоянно бежит как белка в колесе рутины, а действительно важные, денежные и стратегические проекты остаются в стороне.

С этой ситуацией поможет справиться система Getting Things Done, описанная Дэвидом Алленом в книге, которая вышла в 2001 году и стала мировым бестселлером.

Расскажите мне об основных понятиях GTD, которые надо знать

Рутина — это те дела, мысли и заботы, которые беспокоят, отвлекают и тратят энергию. Пока рутина не переведена в задачи, её невозможно контролировать. Обдумывание одних и тех же проблем несколько раз — это неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.

Цель GTD — освободить голову от рутины и убрать внутреннее напряжение.

Оперативная память человека — область мозга, где находится кратковременная память. Именно туда мы обычно складываем текущие незавершённые дела, данные другим людям обещания и прочие мысли, которые нас беспокоят. К сожалению, есть предельный объём рутины, которую вы можете хранить, чтобы мозг нормально функционировал. Если ваша оперативная память переполнена, вы отвлекаетесь на мелкие дела и забываете про свои цели, что приводит к стрессу.

Инструменты для сбора информации — то, куда попадает информация и где вы фиксируете, что нужно сделать. Например:

• органайзеры;
• записные книжки;
• электронная почта;
• календарь;
• диктофон.

Корзина «Входящие» — единое хранилище для рутины, которую вы превращаете в дела и задачи. Одно из самых важных правил работы с корзиной «Входящие» — это её регулярная очистка.

Простые действия — одношаговые действия, для выполнения которых нужно меньше двух минут. На практике удобнее отводить на такие дела пять минут.

Проект — задача, для выполнения которой требуется больше одного шага. Нужно оставить напоминание о проекте и описать первые шаги по его выполнению. В итоге проект превращается в простое действие, которое можно выполнить в ближайшие пять минут и получить конечный результат.

У проекта должна быть ссылка на карточку или файл, в котором описаны детали: ответственные, сроки выполнения, категория (например, «Маркетинг», «Юридическая часть», «Разработка»), ссылки на более мелкие карточки с задачами. Подобную структуру удобно организовывать в Trello.

Контекстный список — список дел, которые удобно выполнить при определённых условиях. Например, в контекстном списке «Покупки» будет список вещей и продуктов, которые нужно купить в магазине. В списке «Звонки» может быть список звонков, которые нужно сделать, когда вы будете свободны.

Удобно делать индивидуальные контекстные списки под людей, с которыми вы работаете и общаетесь. При встрече с конкретным человеком вы можете оперативно открыть список и решить необходимые вопросы.

Как использовать календарь?

В календарь надо заносить:

• действия, которые следует совершить в определённое время (совещания, деловые встречи, семинары);
• действия, которые необходимо сделать в определённый день (закончить проект к конкретной дате, принять участие в конференции);
• информацию о конкретных датах (годовщины, дни рождения, праздники).

Я использую «Google Календарь», в который заношу все эти дела. Этот сервис удобен, потому что:

• доступен как с телефона, так и с компьютера;
• на одном экране можно отобразить сразу несколько календарей;
• есть напоминания на смартфоне.

Если вы что-то занесли в календарь, вы это или выполните, или перенесёте на другую дату. Захламлять календарь списком дел, который регулярно переносится изо дня в день, не надо. Для таких списков есть отдельные решения.

Если вам регулярно нужно в определённое время звонить клиентам, поставщикам или подрядчикам, для этого лучше использовать CRM-систему.

Списки первоочередных действий

Составить отчёт за неделю, изучить сайт конкурентов, очистить папку «Входящие» в почтовом ящике, составить техзадание для дизайнеров — все эти действия занимают больше двух минут, но их нельзя никому делегировать. Такие дела заносим в списки первоочередных действий и выполняем в течение дня.

Правила работы с такими списками:

• Списков не должно быть много, достаточно двух-трёх. Например, «Личные», «Работа», «Семья». Если у вас есть задача из списка на конкретный день, поставьте напоминание в календаре.
• В задачах в этом списке удобно делать метки по контексту: «В дороге», «За компьютером», «Прочитать», «Купить», «Обещания». Задачи могут иметь одну или несколько меток. Например, задача «Выгулять собаку» будет относиться к проекту «Личное» и к метке «Обещания».
• Прежде чем добавить в список задачу, подумайте, нужно ли вам вообще её делать. Если ответ «да», решите, надо ли вам лично выполнить это дело. Ведь можно отправить голосовое сообщение подчинённому и делегировать ему. Для задач, которые вы поручили, будет метка «Поручено». В ней будут дела как из списка «Работа», так и из списка «Личные».
• Просматривайте списки регулярно. Делайте это, когда появилась свободная минутка. Перемещайте вверх дела, которые нужно выполнить в первую очередь.
• Очищайте списки дел не реже одного раза в месяц.

Список «Когда-нибудь»

В этом списке будут дела, которые не требуют активных действий. Это могут быть:

• книги, записи, видеотренинги, которые хочется приобрести;
• полезные навыки, которыми хочется овладеть;
• места, которые хочется посетить;
• вещи, которые хочется приобрести.

В этот список нужно периодически заглядывать, брать записи и превращать их в цели, над которыми будет вестись работа.

Что нового в переработанном издании

В предисловии к книге Дмитрий Иншаков — глава представительства Getting Things Done в России — пишет:

Новая редакция книги — это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделено унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу.

Мне сложно сказать, насколько близок перевод к оригиналу, но в остальном это действительно удачный текст: читается легко, информация подаётся просто и понятно.

Но является ли это издание самостоятельным произведением? Да, в книге много новой информации, учитывающей реалии цифрового века. Но в этом смысле она пригодится только новичкам и тем, кто, практикуя GTD, испытывал трудности в адаптации методологии к компьютерным органайзерам и облачным сервисам. Это что касается переработки старой информации.

Но две новые главы совершенно меняют дело.

Методология GTD и когнитивная наука

Результаты исследований в области социальной и когнитивной психологии документально подтвердили эффективность принципов, составляющих основу этой методологии.

Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок»

В главе рассказывается о последних исследованиях в следующих областях:

• позитивная психология (не путать с позитивным мышлением);
• распределённое познание;
• облегчение когнитивной нагрузки от открытых вопросов;
• теория потока;
• теория руководства собой;
• стремление к цели через намерение осуществления;
• психологический капитал (PsyCap).

Ознакомившись с исследованиями, я понял, почему GTD работает и как улучшить эффективность самой методологии и жизни в целом.

Путь к совершенству в GTD

Эта глава полезна и новичкам, и мастерам GTD, а также тем, кто начал, но разочаровался и бросил. Дэвид Аллен объясняет, в чём причина неудачи и как её устранить.

Глава описывает три уровня владения методологией и объясняет, как их пройти. Предвижу возражения в стиле «Надо тратить время на выполнение дел, а не на изучение всяких ТМ-систем». Это верно только для тех, кто видит освоение GTD как самоцель. Для меня же это инструмент, и чем он совершеннее, тем легче, приятнее и быстрее работа с ним. Пятнадцатая глава вдохновила серьёзнее взяться за GTD и довести практику до автоматизма, что позволит испытывать меньше стресса и усталости при большей эффективности.